Mangelfull planlegging av ferie nå kan føre til problemer mot slutten av året. Derfor er det viktig å starte planleggingen av restferien nå.
De fleste arbeidsgivere planlegger hovedferien til de ansatte i god tid. Men man er kanskje ikke like bevisste på å planlegge restferien.
Det kan få problemtatiske følger mot slutten av året, noe Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Ragni Mykvoll Singh illustrerer med følgende eksempel:
Petter hadde avtalt tre uker sommerferie i juli. Etter én ukes ferie fikk han en kraftig halsbetennelse og ble sykemeldt i to uker. Han krevde derfor disse to ferieukene utsatt. I tillegg hadde han ikke avviklet noe ferie tidligere i året. Høsten var fylt opp med prosjekter og ble veldig travel. Mot slutten av november kjente Petter at han trengte litt ferie og kom på at han hadde jo fire uker ferie til gode. Det passet perfekt for en ferietur til Thailand i desember. Petter gikk til leder og søkte om fire uker ferie fra 1. desember. Arbeidsgiver var her helt avhengig av Petters kompetanse for å få ferdigstilt et prosjekt til 15. desember. Så det å innvilge ferie fra 1. desember var i utgangspunktet krise for arbeidsgiver.
Her har imidlertid ikke arbeidsgiver noe valg når det gjelder å innvilge ferie. Petter har fire uker ferie igjen og har rett på å få avviklet all ferie innen ferieårets utløp.
– Dette illustrerer hvor viktig det er å ha kontroll på og planlegge avvikling av restferien i god tid, sier Myksvoll Singh.
Få oversikt over antall feriedager
Ferieloven gir arbeidstaker fire uker og én dag ferie. I tillegg har mange avtalefestet ferie, slik at man totalt har fem uker ferie. Har man avviklet tre uker i hovedferieperioden og ingenting i forkant, står man igjen med to uker ferie nå. Noen har kanskje også overført ferie fra i fjor. Og noen har kanskje, som Petter i eksempelet over, blitt syke i ferien og krevd ferien utsatt. I så fall står man kanskje igjen med mange uker ferie når høsten starter.
– Det første arbeidsgiver bør gjøre nå er å få kontroll på hvor mange feriedager hver ansatt står igjen med. Deretter bør man snakke med den enkelte ansatte og lage en plan for når restferien skal avvikles. Blir man ikke enige, er det uansett arbeidsgiver som bestemmer når restferien legges, sier Myksvoll Singh
Det er viktig å huske på at ferieplanlegging er noe som må gjøres gjennom hele året. Ved å planlegge godt og følge opp ferieavviklingen gjennom året legger du grunnlaget for at ferien kan avvikles slik at både arbeidsgivers og arbeidstakers behov blir ivaretatt.
To måneders varslingstid
Arbeidsgiver skal på forhånd drøfte tidspunktet for ferien med den enkelte arbeidstaker eller med tillitsvalgte.
– Ferieloven slår fast at arbeidstaker kan kreve å få underretning om feriefastsettingen tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til, så fremt ikke særlige grunner er til hinder for dette. Det betyr at i tilfeller der driftsmessige forhold gjør det nødvendig å fravike fristen på to måneder, så er det mulig, sier Myksvoll Singh.
Hun understreker at dersom tomånedersfristen blir brutt, så må arbeidstakeren uansett avvikle ferie.
Kan avtale overføring av feriedager
Etter ferieloven kan maksimalt to uker av den lovbestemte ferien overføres til neste år. De fleste ansatte har i tillegg 4 avtalefestede feriedager. Med mindre noe annet er bestemt i avtalen, kan disse også overføres til neste år.
– Ved vurderingen av om man skal inngå avtale om overføring av feriedager, er det viktig at arbeidsgiver tenker nøye over hvor mange dager som overføres og at det faktisk blir anledning til å avvikle disse dagene året etter, sier Myksvoll Singh.
